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ご検討〜ご契約

SMARTれん太について

SMARTれん太は介護保険制度に則り、福祉用具貸与事業所様の請求業務を中心とした業務の遂行及び業務改善を目的としたシステムです。

システムを利用するにあたり、厚生労働省や国保連合会の通達を理解していただくと共に、介護保険制度、会社法及び財務会計をご理解いただきご使用をしてください。

システムの導入は以下の順序に沿って行います。

画像:れん太
  1. システム導入検討
  2. ご契約
  3. システム導入準備
  4. テスト導入・操作説明
  5. 日時操作立ち会い
  6. 月次操作立ち会い(リモート)

システム導入検討

システムの導入検討にあたり守っていただきたい事項や注意していただきたい事項がございます。
ご契約前に必ずご一読をお願いいたします。

対応機器、対応OS、対応ブラウザー

システムをご使用するにあたり下記の機器をご準備いただく必要があります。
5年以上前に購入された機器に関してはシステムの速度が大幅に遅いことがあり、買い替えの必要がある場合がございます。

WindowsPCの場合 対応OSはWindows8.1以降で使用するブラウザーはGoogleChromeの最新版(Ver70.00以降)です。
Androidタブレットの場合 対応OSはVer7.0以降とで使用するブラウザーはGoogleChromeの最新版(Ver70.00以降)です。
iOSタブレットの場合 対応OSはVer12.0以降で使用するブラウザーはsafariです。

詳しくはカタログの動作環境をご参照ください。

クラウドサービスとは

お客様の社内にサーバーを購入・設置し利用するサービス(オンプレミス)と違い、Microsoft Azureサービス(クラウドサービス)を利用し社外の機器を利用する仕組みです。
お客様のデータやシステムはクラウドサービス上で管理、保管されています。

クラウドサービスの利用には、毎月のクラウドサービス利用料金が発生しますが下記の費用が削減できます。

  • サーバーの買い替え費

    件数増加などによるサーバーの買い替え費用は不要ですが月額料金が変更となります。

  • サーバーの電気代(停電対策費用)
  • データのバックアップ作業

    自動バックアップのためお客様での任意のバックアップは行えません

  • システムのバージョンアップ作業
  • BCP対策費用

    データは西日本、東日本で保管されております。

  • サーバーのセキュリティ対応費用

    クラウドサービスの利用には、インターネット回線や通信機器の準備が必要になります。また、ご使用の通信環境によって実行速度に影響を受けます。
    また、クラウドサーバーのグレードに応じて、実行速度の違いがございます。
    クラウドサーバーの目安は、クラウドサーバー比較表をご参照ください。

通信インフラ

前項で述べたクラウドサービスを利用するにあたりインターネットの回線が必要となります。

  • 社内からご使用の場合(事務メニュー)

    光回線以上が必要となります。
    ADSL、ナローバンド(64Kbps以下から256Kbps以下の低速な接続サービス)回線ではご使用になれません。
    また、社内からの通信にはグローバルIPの取得が必要となります。
    グローバルIPを取得されていない場合には事務メニューがご使用できませんのであらかじめご準備をお願いいたします。
    プロキシーサーバーをご使用の場合には事前にプロキシーサーバー側での設定が必要となります。
    また、プロキシーサーバーを使用していない場合でもルーターの設定が必要となります。

  • 社外からご使用の場合

    社外では事務メニューはご使用いただけません。
    通信回線は4G回線以上が必要となります。
    通信環境の悪い場所でのご使用はできない場合がございます。
    スマートフォンなどで予めご使用環境の通信状況のご確認をお願いいたします。

口座振替の注意事項

福祉用具レンタル利用者(お客様)から利用料金を頂くための回収手段として口座振替がございます。
SMARTれん太では口座振替を行う際にシステムより口座振替用のデータを作成し送付します。
口座振替の結果についてはシステムで取り込みを行います。
口座振替に関して対象となる収納代行会社が1社までは導入支援費用で行いますが、2社以上ある場合は追加費用が必要となります。

また、口座振替を行うにあたり引き落とし日や、収納会社からの結果の送付日には制限がございます。
ご利用者様からの引き落とし日はサービス提供日の翌月20日〜27日の間です。
収納会社からの結果取り込みはサービス提供年月の翌々10日までとなります。

上記条件に合わない場合には請求書の発行に影響がでる場合がございますので営業担当までご相談ください。
また、ゆうちょの場合などで一度の指示で口座振替を二回行うような場合には、システムでの対応はできませんのでご注意ください。

国保連インターネット伝送

国保連合会へ請求をする際に使用しているインターネット伝送の使用方法をお知らせください。

  • 複数のサービス事業所がある場合に各事業所からインターネット伝送をしている。
  • 他社ソフトを使用してインターネット伝送をしている。
  • 福祉用具貸与以外のサービスを行っている事業所があり他社ソフトでインターネット伝送をしている。

上記のどれかに該当する場合、事前に国保連合会への契約内容の変更手続きが必要となります。
詳しくは営業担当者へのご相談をお願いいたします。

請求書発行代行オプション

SMARTれん太では請求書発行代行を行っております。
ご契約いただくと請求書発行の作業や封緘の作業が必要なくなる大変便利なサービスです。
ご利用にあたり注意事項がございますのでご注意ください

  • 発行枚数によるランニングコストが発生します。
  • ご利用の際には当社と口座振替ご契約が必要となります。
  • 発行指示を頂いてお客様の手元に届くまで、最長で7営業日を頂いております。
インターネットFAXオプション

SMARTれん太ではインターネットFAXを使用して居宅支援事業所様や仕入先にFAXを送付する仕組みを用意しております。
ご使用にあたってはFAXの枚数によるランニングコストが発生しますのでご注意ください。

  • 現在、FAX送信可能な帳票

    居宅への実績
    レンタル卸への発注書(発注分のみ)
    福祉用具サービス計画入力(選定提案、利用計画)
    販売品発注書

  • 今後実装を予定している帳票(実装時期は未定です)

    居宅への納品完了報告書(レンタル、販売)
    モニタリング結果印刷
    入院、認定待ち一覧表
    提供票・介護券未着一覧表

データの準備方法とデータ変換の範囲
  • ご使用のシステムがれん太壱番以外の場合

    SMARTれん太にデータを取り込む方法は2種類ございます。
    データ変換用Excelシートを用いた方法と、現在のシステムからそのまま変換する方法がございます。
    データ変換用Excelシートは当社より事前に送付いたしますので手入力等でご準備いただきます。
    現在のシステムからの変換は当社にて実績のあるものと無いものがございます。営業担当者へご確認をお願いします。

    どちらの変換方法でも共通となる注意事項ですが、全てのデータで変換できるわけではございません。
    変換できない対象のデータは以下のデータです。
    システム移行後に下記のデータを参照する必要がある場合は書類で保管していただくか、別途データを参照できる仕組みをご準備ください。

    • 福祉用具サービス計画書
    • モニタリング結果
    • 在庫情報
    • 利用者記録
    • 過去のデータ売上、入金、売掛、仕入、支払、買掛
    • 受注情報、発注情報

    変換元のデータが事業所ごとに分かれている場合、別途費用を申し受ける場合がございます。

  • ご使用のシステムがれん太壱番の場合

    すべてのデータが変換できますが、事前にデータの修正をしていただく場合がございます。

システム導入担当様

システムを導入するにあたり、お客様にて窓口となるご担当を決めていただく必要があります。
主には運用方法の決定、不明点のとりまとめ、決定事項の通達などを行っていただくようになります。
窓口となるご担当者がいらっしゃらない場合にはシステムの導入ができない場合がございます。
必ず窓口となるご担当者の決定をお願いいたします。

カスタマイズの検討

SMARTれん太の標準機能やオプション機能で運用ができない場合がございます。
また、準備された帳票を変更したい場合に請求書など一部の帳票はお客様にて変更ができません。帳票イメージ

変更が必要となる場合、お客様独自のカスタマイズを行う必要がございます。
お客様用にカスタマイズを行った場合にはカスタマイズの初期費用と、毎年のカスタマイズ保守料金が必要となります。
金額に関しては営業担当者へのご相談をお願いいたします。

サポート保守について

システムのご使用方法がわからない場合のお問い合わせはメールのみ受付となります。
システムのご使用方法以外のお問い合わせはご回答できかねる場合がございますのでご了承ください。
お受けしたメールはお受けした順番に回答をいたします。
3営業日以内を目安に回答いたします。混雑している場合、お時間をいただくことがあります。
受付の時間は10:00〜17:00となっております。17:00以降の受付となったお問い合わせは翌日受付となります。

短時間での回答を希望される場合や電話でのお問い合わせの場合、別途有償インシデントのご購入が必要となります。
また、システム導入時に限り導入支援費用をお支払いいただいた場合には電話にてのサポートも可能となる場合がございます。
営業担当へのご相談をお願いいたします。

れん太壱番をご使用中のお客様への注意事項

れん太壱番との違いをご理解していただく必要がございます。

  • クラウドサービスについて

    現在ご使用中のれん太壱番は前項までに記入したクラウドサービスではございません。
    SMARTれん太はクラウドサービスですので、画面表示の速度が若干遅くなります。
    クラウドサービスを利用するにあたり、営業担当者が現地で情報を確認できたり、入力ができたりと仕事全体の効率化が望めます。
    ご理解の上運用担当者の業務範囲のご検討をお願いいたします。

  • れん太壱番とのシステムの違いについて

    れん太壱番での実装されていた機能を大幅に見直しております。
    画面や帳票のイメージが変更されているほか、理解が難しい箇所の変更、メニューの統一、不要メニューの削除により今までより、簡単に運用ができるように見直しております。
    ※れん太壱番との比較表は準備中です。

  • サポートについて

    前項でも述べたようにサポート保守の受付はメールにて行っていただくようになります。

  • 請求書について

    SMARTれん太の個人用の請求書は未入金のみ発行する仕組みとなっております。
    れん太壱番でご使用の締め時点での請求書は発行できませんのでご注意ください。
    また、圧着請求書をお使いのお客様は用紙の変更が必要となります。
    用紙の再校正が必要となるとともに、用紙の保有枚数にご注意ください。
    領収書に関しては、請求書と同じ1枚の用紙に印刷される仕組みとなっております。帳票イメージをご参照ください。
    レンタルと販売は、改ページされます。

  • FAX送信について

    れん太壱番でご使用のFAX送信はまいとーくFAXを使用して行っておりました。
    SMARTれん太ではインターネットFAXでの送付に変更となっており機器の購入は不要となります。

  • 認定待ち保留分について

    以前の認定待ち保留については、調査を行いSMARTれん太への移行前に対応をお願いします。
    SMARTれん太では、請求の残で重要なため、全件締めエラーに表示されます。

ご契約

ご契約にあたり事前に書類のご確認やご署名が必要となります。
システム導入検討事項をご理解の上各書類へのご同意をお願いいたします。

ご注文書の送付

ご注文書へご署名の後、FAXかメールにて当社(代理店)にご注文書の送付をお願いいたします。

重要事項説明

営業担当者より内容の説明をいたしますので、ご同意を頂きご署名をお願いします。
ご署名後はシステムをご使用する担当者様へのご通達をお願いいたします。

重要事項説明

サービス内容通知書

当社で作成したサービス利用の通知書を送付いたします。
必要となる情報は事前に確認いたします。

サービス通知書

クラウドサービス約款

クラウドサービスの約款をご確認ください。
ご不明な点がございましたら営業担当にご相談ください。

クラウドサービス約款

クラウドサービスのご利用開始

当社にてMicrosoft Azureサービス(クラウドサービス)を作成いたします。
作成を行うと利用料金が発生いたします。サービス開始時期は導入担当者とご相談させていただきます。

リモート接続申請

当システムを利用するにあたり変換したデータ、システムの操作、またシステムの不具合の調査のためお客様の環境へ接続して確認させていただく場合がございます。
リモートによる接続ができない場合には調査ができない場合がございますのでご了承ください。

リモート接続同意書

情報収集等取扱届

お客様のデータをお預かりするにあたり情報取り扱い届にご署名を頂く必要がござます。

情報収集等取扱届